Le rangement des papiers

Et oui !

Parce qu’il faut bien s’y coller à un moment ou à un autre.

Parce qu’on n’a pas le temps de trier, alors on entasse.

Parce qu’on n’a pas le temps d’archiver, alors, les papiers s’éternisent dans leur pochette.

Et puis un jour, on en a assez.

Assez de faire le forcing pour que la dernière feuille de paye rentre dans sa boîte.

Assez de passer son temps à dépiler la pile pour trouver le dernier relevé de banque.

Assez de téléphoner au médecin pour qu’il refasse la dernière ordonnance introuvable.

Allez !

Courage !

Faut s’y mettre !

Pour commencer, le matériel nécessaire :

- un grand carton,

- un sac poubelle,

- une petite boîte,

- des sous-chemises,

- des crayons,

- du papier,

- du scotch, de la colle,

- une agrafeuse, des trombones,

- des planches étiquettes (à quémander auprès de la charmante secrétaire de votre patron : elle a certainement des planches entamées qui ne passeront plus dans l’imprimante),

- un ordinateur et une imprimante pour faire soi-même de belles étiquettes,

- du tissus, du papier peint, des serviettes en papier… pour décorer boîtes archives et classeurs,

- une étagère, une armoire, un tiroir haut,

- un chiffon et l’aspirateur,

- de la place (beaucoup de place…).

En fonction du mode de classement choisi :

- des chemises (cartonnées, à rabat, à élastique, à soufflet… c’est selon les besoins),

- des hamacs (pour tiroir, armoire),

- des boîtes d’archives ;

ou bien,

- des classeurs,

- des intercalaires,

- des pochettes pour classeur.

Vous pouvez profiter de la période de prérentrée scolaire (donc l’été) pour investir dans la plupart des fournitures.

Ensuite, on prend la pile de papier et on trie !

Une pile par objet :

- une pile pour les bulletins de salaire,

- une pile pour les décomptes bancaires,

- une pile pour les remboursements de soins,

etc…

- une pile pour ce qui est à jeter : soit dans le carton (pour le recyclage papier), soit à la poubelle (plastique, enveloppes à fenêtre…).

L’étape suivante consiste à prendre une pile et classer chaque papier par date (la plus récente toujours sur le dessus).

Tout ce qui est trop vieux, périmé : direction carton de recyclage.

On rassemble dans la petite boîte les trombones.

Vous trouverez le délai de conservation des documents sur le site du Service Public : je ne vais pas vous refaire un tableau si bien fait !

Service Public : Papiers à conserver.

Bien entendu, vous êtes tout à fait en droit de conserver plus longtemps certains documents (dans le doute) ou tout simplement par sécurité.

Vient le temps de ranger vos documents triés dans des sous-chemises, une par année, voire une supplémentaire pour les « courriers » ou documents plus généraux lié à l’objet.

Prenons comme exemple : Emploi.

Nous avons des sous-chemises intitulées :

- salaires année 2008,

- salaires année 2009,

etc…

- contrat de travail et leurs avenants éventuels (j’ai mis avec les courriers de candidatures, de démissions et tout ce qui va avec, pour chaque employeur c’est rassemblé dans une pochette coin),

- points de retraite,

- certificats de travail,

- curriculum vitae,

- diplômes.

Une fois que vos jolies sous-chemises sont faites, on range !

- Dans un tiroir, une caisse ou une armoire à dossiers suspendus,

- Dans une boîte archive (au moins pour les documents antérieurs l’année N-1), placée dans un placard ou sur une étagère.

La boîte archive, surtout si elle est exposée sur une étagère, pour la rendre plus visuelle, vous pouvez créer votre propre étiquette.

La taille : celle de 2 tranches de la boîte archive (celles qui ont les trous pour attraper).

Moyens : une feuille de papier, un ordinateur et son imprimante, un logiciel de traitement de texte, du scotch (par expérience, ça tient bien mieux que la colle).

Visuel : une photo de la maison pour les papiers maison, un avatar pour mon homme et un pour moi pour nos papiers perso, la Marianne pour les impôts, le logo de la banque pour les papiers de la banque, etc…

Elle peut être complètement décorée, avec des chutes de tissus ou de papier peint, du serviettage, de la peinture (de quoi occuper votre marmaille pendant les journées de pluie), …

A vous de faire courir votre imagination.

Une fois que cette première pile est terminée, on passe à la deuxième.

Et ainsi de suite.

Ceci n’est qu’une suggestion de classement.

D’autres préfèreront ranger dans un classeur plutôt que dans des hamacs.

Par exemple, personnellement, le classeur me sera particulièrement plus pratique pour classer les factures des fournisseurs, par ordre alphabétique, plutôt qu’entassées dans une pochette (où finalement on ne retrouve plus rien…).

Pour finir, on prend de bonnes résolutions, à savoir ranger au fur-et-à mesure :

- A l’ouverture du courrier, on se met à côté de la poubelle pour jeter ce qui est à jeter,

- Le courrier ouvert est mis dans la bannette (ou le trieur, ou la pochette…) « A traiter »,

- Dès que le traitement est fait (dans la semaine grosso-modo), on range tout de suite dans la sous-chemise qui va bien ! A moins de consacrer un temps dans la semaine pour le classement, on peut mettre le document dans la bannette (ou le trieur, ou la pochette…) « A classer ».

Mais n’oubliez pas !

L’année prochaine, il faudra faire un nouveau tri :

- Sortir les archives une par une,

- Jeter ce qui devient périmé,

- Archiver ce qui peut l’être,

- Penser à récupérer les sous-chemises et chemises qui peuvent être encore utilisées,

- Peut être une occasion de revoir le classement si ça ne convient pas.

Je reviendrai sur les différentes manières de classement.

De toute façon, il n’y a pas de recette toute faite !

Juste des idées que vous pourrez glaner ici et là.

A vous de trouver la meilleure méthode, la meilleure disposition en fonction de la place dont vous disposez et l’organisation de la famille.

P S – L’aspirateur et le chiffon c’est pour faire un brin de ménage après : poussière, bouts de papiers, bouts d’agrafes…